Ostatnio pisałem o wekslu jako formie zapłaty za fakturę. Niektórym jednak może nie odpowiadać konieczność wręczania swojemu kontrahentowi dodatkowego dokumentu (weksla) do podpisu. Rozwiązaniem może być umieszczenie treści weksla na fakturze, wówczas wystarczy, aby kontrahent podpisał samą fakturę, która byłaby również wekslem.
Weksel może być fakturą, faktura może być wekslem
Elementy jakie powinna zawierać faktura, oraz elementy jakie powinien zawierać weksel, określają odpowiednie przepisy. Co ważne, są to elementy niezbędne, natomiast zamieszczanie dodatkowych informacji na tych dokumentach nie wpływa na ich ważność. Zatem faktura zawierająca w sobie weksel jest nadal fakturą, a weksel zawierający informacje umieszczane na fakturze, jest nadal wekslem
Weksel najlepiej umieścić na dole faktury
Po pierwsze dlatego, że tam – intuicyjnie – znajduje się miejsce na podpis całego dokumentu, po drugie dlatego, że weksel taki będzie można odciąć od faktury, przez co uzyskamy dwa odrębne i pełnoprawne dokumenty – oddzielnie weksel i oddzielnie fakturę, choć ich oddzielenie nie jest konieczne do ich ważności.
Zadbaj o odpowiednią treść weksla
Nie można dopuścić do sytuacji, kiedy kontrahent nie wie co podpisuje. Faktury często podpisuje się automatycznie bez czytania, jako potwierdzenie ich otrzymania. Aby nie dopuścić do ewentualnego zarzutu dłużnika, iż nie złożył swojego podpisu z zamiarem zaciągnięcia zobowiązania wekslowego, warto treść weksla napisać dużą, wyraźną czcionką, nie ukrywając szczególnie słowa weksel.
Zwróć uwagę, kto podpisuje weksel
Uwaga tak samo ważna, jak w przypadku podpisywania normalnych faktur. Jeśli podpisze się pracownik, to – w braku odpowiedniego upoważnienia wystawionego przez firmę – nie odpowiada ona za zaciągnięte (de facto nie zaciągnięte) zobowiązanie. W przypadku weksla sytuacja jest o tyle lepsza, że pracownik podpisując weksel bez umocowania, odpowiada za zapłatę osobiście.
Jednakże żadna to przyjemność ani sens dochodzić należności od pracownika zamiast od naszego kontrahenta, warto zatem zadbać, aby faktura-weksel została podpisana przez osobę do tego uprawnioną, zatem osobę fizyczną, prowadzącą działalność gospodarczą, wspólników spółki cywilnej, członka zarządu spółki prawa handlowego zgodnie z konfiguracją w KRS albo przez osobę przez nich pisemnie upoważnioną do zaciągnięcia zobowiązania wekslowego w imieniu firmy.
No dobrze – tyle teoria, a jak wygląda to w praktyce? Co z wykupem takiego weksla? Weksel umieszczamy na kopii faktury ( oryginał dla klienta)?
Tak, zwyczajowo za weksel się płaci i dostaje go z powrotem. Można zatem weksel „odciąć” z faktury, lub umieścić na wekslu informację o jego zapłacie (albo po prostu przekreślić). Oryginalny podpis wystawcy powinien oczywiście być na kopii faktury (egzemplarzu dla sprzedawcy). Pozostaje jeszcze pytanie, czy treść weksla musi być na oryginale i na kopii faktury, czy wystarczy, że będzie tylko na kopii. Znane mi są interpretacje US, gdzie wskazywane jest, że oryginał i kopia mogą różnić się wizualnie, byle „treści merytoryczne tych dokumentów były takie same, natomiast fakt różnicy formalnej pod względem wyglądu faktury, będącej kopią a oryginałem nie ma znaczenia zarówno dla wystawiającego, jak i otrzymującego faktury”. Natomiast czy identyczność treści merytorycznych może dotyczyć tylko obowiązkowych elementów faktury, czy całego tekstu na niej? Zdroworozsądkowo należałoby uznać, że identyczność kopii z oryginałem ma dotyczyć tylko obowiązkowych elementów faktury, w przeciwnym przypadku doszlibyśmy do takich paradoksów, że podpisanie przez kupującego tylko kopii faktury spowodowałoby brak jej zgodności z oryginałem. Idąc tym tropem, należałoby uznać, że umieszczenie treści weksla tylko na kopii faktury też nie jest „różnicą merytoryczną”, aby kopia przestała być kopią, choć w tym przypadku warto byłoby poszukać interpretacji US bliżej związanej z tego typu sprawą, albo nawet samemu o taką interpretację wystąpić.
Faktura to dokument księgowy i obecnie nie musi być podpisana przez kupującego (i nawet sprzedającego – czego nie rozumiem).
Kupujący podpisuje weksel, a sprzedający fakturę. Gdzie problem?
Na fakturze będzie napisane: „Zapłacono wekslem”. Termin płatności za towar/usługę będzie odzwierciedlony w terminie płatności weksla.
A ja nie rozumiem, dlaczego faktura miałaby być obowiązkowo podpisywana przez sprzedawcę.
W przypadku zapłaty wekslem termin płatności na fakturze jest zbyteczny. Została ona zapłacona w chwili wręczenia weksla.